Quando l’efficienza passa dall’automazione
Tutti questi documenti, e troppo tempo per gestirli.
Gli erogatori di servizi finanziari si trovano a dover gestire quantità enormi di documenti, con un effort considerevole per analizzarli, controllarli e introdurre i dati nei sistemi gestionali.
I documenti caricati sulle piattaforme spesso hanno una cattiva risoluzione o sono disordinati, con l’ordine delle pagine sparpagliato o documenti diversi nella stessa pagina, o addirittura manipolati.
Difatti, oltre che di quantità, questa è una questione anche di qualità: questo vale anche dall’altro capo del filo, con gli operatori aziendali che aggiungono loro malgrado una componente di errore umano al processo di data-entry.
Anche nei funnel di acquisizione o iscrizione digitali, l’onboarding e la gestione dei nuovi clienti è spesso per le aziende un’attività ripetitiva, faticosa e molto soggetta all’omissione e ai refusi; eppure ancora affidata al personale in mancanza di processi affidabili e integrati di automatizzazione.
Per i clienti, questo si traduce in tempi di attesa lunghi e un’esperienza d’uso meno fluida, con un conseguente minor livello di soddisfazione globale per il servizio richiesto.
Dotarsi di un archivio digitale integrato e funzionale non è solo una necessità cruciale per rendere più facilmente reperibili i documenti cartacei, ma anche un’azione di business necessaria per migliorare le proprie performance in termini di acquisizione e conversione.
Non solo, agganciare a questo archivio un processo di elaborazione documentale automatizzato garantisce maggiore produttività, efficienza e sicurezza per tutta l’organizzazione.
Analisi documentale: come funziona
Per registrare un nuovo cliente o per offrire un nuovo servizio, è necessario entrare in possesso di documenti disparati: dalla carta d’identità alla busta paga, spesso caricati in formati diversi.
I principali servizi di OCR presenti sul mercato si occupano di trasformare i documenti cartacei in digitale, basandosi su una tecnica di rilevazione del testo all’interno di un’immagine.
Questo è già un passo avanti essenziale nel processo di trasformazione digitale di un’azienda, ma lascia scoperta tutta la fase successiva: dall’estrazione dati, ai controlli al data-entry.
Il passo successivo, l’elaborazione
La soluzione di Elaborazione Documentale AI di 3rdPlace permette di gestire interamente il processo: dall’inserimento dei documenti, alle verifiche, alla compilazione automatica sui gestionali esistenti, con dati accurati e immediatamente azionabili.
- analizza qualsiasi tipo di documento, in qualunque formato
- effettua un controllo antifrode, validando il documento e assicurando che non sia stato manipolato
- estrae automaticamente i valori richiesti, anche da file disordinati o dalla qualità degradata
- inserisce i dati in maniera intelligente negli appositi campi del sistema gestionale aziendale
Una soluzione in grado di presidiare tutti i passaggi, totalmente personalizzabile secondo le esigenze di template dell’azienda, con la possibilità di customizzare documenti da visionare, campi da estrarre, regole di validazione, in base ai processi specifici e ai gestionali di destinazione, integrandosi con l’infrastruttura tecnologica in essere.
In questo modo i processi vengono efficientati, ma non stravolti.
I dati che vengono estratti sono accurati anche se provengono da file degradati, e vengono automaticamente abilitati ad analisi intelligenti, per sviluppare strumenti avanzati di RPA.
Una soluzione che conviene a tutti
Per l’azienda questo rappresenta un vantaggio innegabile, perché riduce drasticamente i costi di gestione e ottimizza il processo, aumentando la qualità dei dati caricati nei sistemi gestionali, con controlli antifrode accurati.
I dipendenti che si occupano di accettazione documenti e data-entry, vengono liberati da un compito gravoso, ripetitivo e meccanico, in modo che possano dedicarsi ad attività più gratificanti o concentrarsi sulle pratiche più complesse, dove l’intervento umano può essere davvero risolutivo.
Per i clienti, l’esperienza d’uso complessiva e la fruizione del servizio migliora notevolmente, perché l’esito delle pratiche è velocizzato anche durante i picchi di lavoro, e tutti i dati personali vengono protetti secondo il GDPR, con l’appoggio a server all’interno dell’Unione Europea.
